Les frais de débours

Définition des frais de débours

Les frais de débours (ou « débours ») sont des sommes que le prestataire avance pour le compte de son client, dans le cadre de l'exécution d'une prestation. Il s'agit de dépenses qui n'auraient pas été engagées sans la commande du client.

Exemples : frais de déplacement (train, avion), hébergement, fournitures spécifiques achetées pour le client, frais de reproduction, droits d'auteur, etc.

Différence avec les frais annexes

• Débours : dépenses engagées pour le compte du client, facturées au coût réel (sans marge). Le prestataire se fait rembourser.
• Frais annexes / frais de dossier : rémunération du prestataire pour des frais généraux (téléphone, secrétariat, etc.). Ils sont soumis à TVA et peuvent inclure une marge.

Comment facturer les débours ?

Les débours doivent apparaître distinctement sur la facture :

• Désignation claire (« Frais de débours », « Remboursement de frais »)
• Détail des postes (déplacement, hébergement, etc.)
• Montant HT et TVA si applicable

La TVA sur les débours suit le régime du poste concerné : si le prestataire a payé de la TVA déductible sur un achat, il peut la refacturer au client. Sinon, les débours sont facturés TTC.

Convention préalable

Il est recommandé de prévoir dans le devis ou le bon de commande la possibilité de facturer des débours, avec éventuellement un plafond ou une liste indicative. Cela évite les litiges.

Justificatifs

Le prestataire doit conserver les justificatifs des dépenses (factures, tickets) pour prouver le montant des débours en cas de contrôle.